Trong giai đoạn đầu sau 1/7/2025, nhiều tỉnh mới chưa thể dồn toàn bộ bộ máy về một nơi, nên các sở, ban ngành làm việc ở hai hoặc ba địa điểm: trụ sở chính tại trung tâm hành chính và các cơ sở tại tỉnh lỵ cũ. Cách tìm đúng chỗ là xem thông báo địa điểm làm việc trên cổng thông tin điện tử của tỉnh và của chính sở đó, rồi xác nhận lại trước khi đi; với thủ tục hành chính, ưu tiên nộp trực tuyến hoặc tại trung tâm phục vụ hành chính công.
Tình trạng một cơ quan có nhiều nơi làm việc không phải sự bất thường mà là cách các tỉnh xử lý thực tế: trụ sở ở trung tâm chưa đủ chỗ, cán bộ cần thời gian thu xếp chỗ ở, hồ sơ lưu trữ khối lượng lớn chưa chuyển hết. Bài này giải thích cơ chế, những kiểu bố trí thường gặp và các lỗi người đến làm việc hay mắc.
Vì sao không chuyển hết trong một ngày
Một tỉnh cũ có hàng chục sở, ban ngành, mỗi nơi vài chục đến vài trăm người, kèm kho hồ sơ tích lũy hàng chục năm. Khi hai hoặc ba tỉnh ghép lại, trung tâm mới phải đón thêm gấp đôi hoặc gấp ba số người làm việc. Dù có trụ sở dôi ra từ các sở hợp nhất trước đó, việc bố trí phòng làm việc, kho lưu trữ, phòng họp, chỗ để xe cho cả bộ máy cần thời gian.
Yếu tố con người cũng nặng không kém. Cán bộ ở tỉnh lỵ cũ có gia đình, con cái đi học, nhà cửa ở đó. Đi lại hằng ngày giữa hai tỉnh lỵ cũ có khi mất vài giờ, nhất là ở các tỉnh trải từ núi ra biển. Vì vậy nhiều tỉnh chọn lộ trình: bộ phận lãnh đạo, tham mưu tổng hợp về trung tâm trước; bộ phận tiếp nhận, xử lý chuyên môn tại chỗ ở lại cơ sở cũ một thời gian.
Cuối cùng là tính liên tục của dịch vụ. Người dân và doanh nghiệp ở tỉnh lỵ cũ vẫn cần làm việc với các phòng chuyên môn. Giữ một cơ sở tại chỗ giúp không có khoảng trống trong giải quyết hồ sơ khi bộ máy đang dịch chuyển.
Các kiểu bố trí thường gặp
Trụ sở chính và cơ sở 2. Sở có trụ sở chính tại trung tâm, nơi ban giám đốc và văn phòng làm việc; cơ sở 2 tại tỉnh lỵ cũ giữ một số phòng chuyên môn. Văn bản, quyết định ký tại trụ sở chính; việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ có thể diễn ra ở cả hai nơi.
Chia theo lĩnh vực. Một số phòng chuyên môn đặt hẳn tại tỉnh lỵ cũ vì đối tượng phục vụ tập trung ở đó, ví dụ bộ phận quản lý biển đảo đặt gần biển, bộ phận lâm nghiệp đặt gần vùng rừng. Bố trí này có thể kéo dài nếu hợp lý về chuyên môn.
Trụ sở tạm. Khi trụ sở cũ ở trung tâm không đủ, tỉnh có thể thuê hoặc mượn tạm trụ sở của đơn vị khác trong thời gian chờ sắp xếp. Địa chỉ trụ sở tạm thường được thông báo riêng và có thể đổi sau vài tháng.
Điểm tiếp nhận hồ sơ theo khu vực. Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh có thể đặt điểm tiếp nhận tại tỉnh lỵ cũ để người dân, doanh nghiệp không phải đi xa. Hồ sơ nhận ở đây được chuyển về sở xử lý và trả kết quả tại chính điểm đó hoặc qua bưu chính.
Tìm đúng nơi làm việc của một sở: trình tự gợi ý
Thông tin thay đổi theo thời gian, nên đừng dựa vào trí nhớ hay một bài báo cũ. Làm theo trình tự sau trước mỗi lần đến:
- Xác định đúng cơ quan: tên sở sau hợp nhất có thể khác tên bạn quen, ví dụ việc đầu tư nay thuộc Sở Tài chính, việc đất đai thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường.
- Xem thông báo địa điểm làm việc trên cổng thông tin điện tử của tỉnh mới và trang của sở. Chú ý ngày đăng thông báo để biết có còn hiệu lực.
- Xem việc của bạn có nộp trực tuyến được không trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh. Nếu có, nộp trực tuyến để khỏi đi.
- Nếu phải đến trực tiếp, ưu tiên trung tâm phục vụ hành chính công hoặc điểm tiếp nhận khu vực thay vì tìm đến phòng ban của sở.
- Gọi điện xác nhận qua số liên hệ đăng trên trang chính thức của cơ quan, hỏi rõ địa điểm, giờ làm việc, giấy tờ mang theo.
- Ghi lại tên phường của địa điểm và dùng bản đồ đã cập nhật để tìm đường; tên đường, số nhà thường không đổi.
Lỗi hay gặp khi đến làm việc trong giai đoạn chuyển tiếp
Đến trụ sở cũ theo thói quen. Trụ sở sở cũ ở tỉnh lỵ cũ có thể đã chuyển thành cơ sở phụ, chỉ còn một vài phòng, hoặc đã giao cho đơn vị khác. Đến nơi mới biết phải đi tiếp sang tỉnh lỵ khác là mất trọn một ngày.
Gửi công văn theo tên cơ quan cũ. Công văn gửi "Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bến Tre" sau 1/7/2025 không có người nhận đúng nghĩa, vì sở đã hợp nhất và tỉnh đã sáp nhập vào Vĩnh Long. Phải gửi theo tên sở mới của tỉnh mới, ví dụ Sở Tài chính tỉnh Vĩnh Long, và ghi địa chỉ trụ sở theo thông báo.
Mang mẫu đơn cũ. Mẫu đơn in sẵn trước sáp nhập có thể còn ô "quận/huyện", tên cơ quan cũ. Nên lấy mẫu mới trên cổng dịch vụ công hoặc tại nơi tiếp nhận.
Tin vào thông tin truyền miệng. Trong giai đoạn đầu, thông tin "sở X đã chuyển hết" hay "vẫn làm ở chỗ cũ" lan nhanh trên mạng xã hội và không phải lúc nào cũng đúng. Nguồn đáng tin là thông báo chính thức có ngày tháng.
Giai đoạn chuyển tiếp kéo dài bao lâu
Không có một mốc chung cho cả nước. Mỗi tỉnh tự xây dựng lộ trình dựa trên điều kiện trụ sở, nhà ở công vụ và khoảng cách giữa các tỉnh lỵ cũ. Tỉnh có hai tỉnh lỵ cũ gần nhau, như Bắc Ninh và Bắc Giang hay Hưng Yên và Thái Bình, có thể gom về nhanh hơn; tỉnh có trung tâm cách xa phần còn lại, như Gia Lai, Lâm Đồng, Quảng Ngãi, cần thời gian dài hơn và có thể duy trì cơ sở khu vực lâu dài cho một số lĩnh vực.
Việc giữ các cơ sở tại tỉnh lỵ cũ không nhất thiết là tình trạng tạm bợ. Ở những tỉnh rộng, đặt một số đơn vị chuyên môn gần đối tượng phục vụ có thể là lựa chọn lâu dài. Người dân không cần đoán trước; chỉ cần nắm cách tra thông báo hiện hành như ở trên.
Song song, chuyển đổi số giúp rút ngắn khoảng cách: hồ sơ điện tử, chữ ký số, họp trực tuyến giữa các cơ sở làm cho việc bộ máy làm việc ở nhiều nơi ít ảnh hưởng tới tốc độ giải quyết hồ sơ hơn so với trước đây.
Ví dụ giả định: một việc, hai cách đi
Tình huống giả định: một người ở khu Long Xuyên cũ cần nộp hồ sơ xin một giấy phép chuyên ngành cấp tỉnh của tỉnh An Giang mới, trong giai đoạn chuyển tiếp. So sánh hai cách làm:
| Bước | Cách dễ sai | Cách nên làm |
|---|---|---|
| Tìm cơ quan | Nhớ tên sở cũ, tìm đến trụ sở cũ ở Long Xuyên | Tra tên sở sau hợp nhất trên cổng thông tin tỉnh An Giang mới |
| Xác định nơi nộp | Mặc định phải xuống Rạch Giá | Kiểm xem thủ tục có nộp trực tuyến hoặc tại điểm tiếp nhận khu vực không |
| Chuẩn bị hồ sơ | Dùng mẫu đơn in từ trước, còn ô huyện, tên tỉnh cũ | Tải mẫu mới trên cổng dịch vụ công |
| Ghi địa chỉ | "Thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang" | Tên phường mới (ví dụ Long Xuyên, Bình Đức hay Mỹ Thới tùy nơi ở), tỉnh An Giang |
| Theo dõi kết quả | Gọi điện hỏi nhiều nơi | Tra theo mã hồ sơ trên cổng dịch vụ công |
Cách dễ sai không hẳn dẫn tới thất bại, nhưng thường tốn thêm một hai chuyến đi. Trong ví dụ này, chỉ riêng việc kiểm kênh nộp trước đã có thể tiết kiệm một chuyến từ vùng Long Xuyên sang Rạch Giá.
Ví dụ chỉ minh họa cách làm. Giấy phép cụ thể nộp ở đâu, có trực tuyến hay không, phụ thuộc quy định của thủ tục đó tại thời điểm bạn làm.
Doanh nghiệp cần cập nhật gì về cơ quan quản lý
Doanh nghiệp đóng ở tỉnh cũ đã sáp nhập cần rà lại danh sách cơ quan quản lý mình đang làm việc: cơ quan thuế quản lý trực tiếp, cơ quan bảo hiểm xã hội, sở quản lý ngành, ban quản lý khu công nghiệp nếu có. Nhiều cơ quan trong số này đã đổi tên hoặc đổi địa bàn quản lý trong năm 2025, và thông báo thường gửi qua cổng giao dịch điện tử của từng ngành.
Trên giấy tờ doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở ghi theo đơn vị hành chính cũ không tự mất hiệu lực. Việc cập nhật địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hóa đơn, hợp đồng làm theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế tại thời điểm làm; nên kiểm xem có cần làm thủ tục hay chỉ cập nhật khi có thay đổi khác.
Với hồ sơ đang giải quyết dở dang tại cơ quan của tỉnh cũ, theo nguyên tắc chung, cơ quan kế thừa sẽ tiếp tục giải quyết. Doanh nghiệp nên giữ giấy biên nhận, mã hồ sơ và hỏi cơ quan kế thừa về đầu mối theo dõi, thay vì nộp lại từ đầu.
Nhận ra thông báo chính thức
Đăng trên trang có tên miền của cơ quan nhà nước. Cổng thông tin của tỉnh, của sở, của trung tâm phục vụ hành chính công là nguồn gốc. Bài trên mạng xã hội chỉ đáng tin khi dẫn lại thông báo đó và trùng nội dung.
Có số hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành. Thông báo về địa điểm làm việc thường là văn bản có số, ký bởi lãnh đạo cơ quan. Một ảnh chụp không rõ nguồn, không ngày tháng không nên dùng để quyết định chuyến đi. Nếu chỉ có ảnh chụp, hãy dùng số hiệu văn bản trong ảnh để tìm bản gốc trên trang của cơ quan.
Mới nhất thắng cũ. Trong giai đoạn chuyển tiếp, một cơ quan có thể ra nhiều thông báo nối tiếp. Luôn so ngày, dùng bản mới nhất, và để ý thông báo có ghi "thay thế" thông báo trước hay không. Khi hai nguồn chính thức nói khác nhau, ví dụ trang của tỉnh và trang của sở, hãy gọi số liên hệ chính thức để hỏi bản nào đang áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ do sở cũ của tỉnh cũ cấp còn giá trị không?
Nguyên tắc chung là giấy tờ đã cấp hợp lệ, còn thời hạn thì tiếp tục sử dụng, không phải đổi chỉ vì cơ quan cấp đã sáp nhập hoặc đổi tên. Với từng loại giấy cụ thể, xem quy định chuyên ngành và hướng dẫn của cơ quan đang quản lý lĩnh vực đó.
Con dấu cũ của cơ quan tỉnh cũ còn dùng không?
Sau sáp nhập, cơ quan mới dùng con dấu mới theo tên mới. Văn bản do cơ quan cũ ban hành trước thời điểm sắp xếp vẫn có giá trị theo nội dung và thời hạn của nó. Văn bản mới ban hành sau đó phải mang tên và con dấu của cơ quan mới.
Làm sao biết một sở có cơ sở 2 ở tỉnh lỵ cũ hay không?
Xem thông báo địa điểm làm việc trên trang của sở hoặc cổng thông tin của tỉnh. Nhiều tỉnh đăng bảng tổng hợp địa điểm của mọi sở. Nếu không thấy, hỏi trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh hoặc gọi số liên hệ chính thức của sở.
Tiếp công dân của lãnh đạo tỉnh diễn ra ở đâu?
Thường tại trụ sở tiếp công dân của tỉnh ở trung tâm hành chính. Một số tỉnh tổ chức tiếp công dân luân phiên hoặc có điểm tiếp tại khu vực tỉnh lỵ cũ. Lịch và địa điểm được công bố định kỳ trên cổng thông tin của tỉnh.
Có nên gửi hồ sơ qua bưu điện thay vì đến tận nơi?
Với thủ tục cho phép nộp qua dịch vụ bưu chính công ích, đây là cách tiết kiệm thời gian khi bạn ở xa trung tâm. Kiểm trên cổng dịch vụ công xem thủ tục có hỗ trợ hình thức này không, và ghi đúng tên, địa chỉ nơi tiếp nhận mới.